イベント主催者あるある｜企画は完璧、でも機材が足りない…

イベントの企画を考えている時間って、
まるで文化祭の準備みたいでワクワクしますよね。

「こんなコンセプトで、あの人気のカフェに出店してもらって…」
「ステージのタイムスケジュールはこれで…」
「子ども向けにシャボン玉も飛ばしちゃおう！」

どんな人に来てもらうか、誰に出演してもらうか。
アイデア出しの会議は、いくら時間があっても足りません。

しかし、そんな楽しい企画の裏で、
静かに後回しにされがちなものがあります。

それが「機材の準備」です。

スピーカーやマイクなど音響機材、テーブルやイス、テント、電源など。
イベントに欠かせないものですが、つい後回しになりがちです。

そして気づけばイベント直前。
主催者を軽くパニックに陥れる存在になります。

しかも機材は専門性が高く、
「どれを選べばいいの？」とさらに混乱することも…。

イベント準備も終盤。
SNS告知もバッチリ！というタイミングで、よく聞こえてくる声があります。

「ステージの進行は完璧！…で、マイクスタンドってあります？」
「出店者さん増えたのは嬉しいけど…テーブル足りないかも」
「キッチンカー配置OK！…あれ？電源届かない」
「会場広すぎてスタッフと連絡取れない…とりあえず走るか！」

イベント当日が近づくほど確認事項は増え、気づけば、
・マイクが足りない
・電源が届かない
・机が足りない
・スタッフ同士がバラバラ

…といった、笑えないけどよくあるトラブルに発展してしまうこともあります。

イベントはどうしても企画や出演者に目が向きますが、
実は機材がちゃんと動くことがイベント成功の前提条件です。

音響機材がなければ、ステージはただの静かな広場。
テーブルやイスがなければ、出店者さんもお客さんも落ち着きません。
無線機がなければ、スタッフの連携は全力ダッシュになります。

特に熊本では、マルシェや地域イベントなど屋外イベントも多く開催されています。

屋外イベントでは
・電源はどこから取る？
・音響はどうする？
・スタッフ連絡は？
・雨が降ったらどうする？

など、機材準備がイベントの出来を大きく左右します。

「じゃあ全部買えばいいのでは？」と思うかもしれません。

しかしイベント終了後、
大量の机やパイプイス、スピーカーを前にしてこうなりがちです。

「……これ、どこに置こう？」

さらによくあるのがこの会話。

「この機材、誰が持っておく？」
「いや、うちは置く場所ないです…」

イベントは終わっても、機材はしっかり残ります。

・保管場所どうする？
・メンテナンスどうする？
・ケーブル断線したら？
・そもそも来年もイベントやるよね…？

そんなことを考え始めると、なかなか悩ましい問題です。

だからこそ、必要なときに必要な分だけ借りられる
イベント機材レンタルは、とても合理的な選択と言えます。

機材の心配が減れば、
主催者はイベントの企画や運営そのものに集中できるようになります。

イベントを成功させるには、
企画と同じくらい機材準備を早めに考えることが大切です。
出演者や出店者など内容がある程度決まったら、

「このイベントを実現するには何が必要か？」
を一度整理してみるのがおすすめです。

熊本でイベントを計画する際は、
音響機材やテーブル・イス、無線機などの手配も
早めに検討してみてください。

機材の不安がなくなると、主催者も来場者も
もっとイベントを楽しめるようになります。

「これ足りるかな？」という段階でも大丈夫です。
1つの機材のレンタルからでも、お気軽にご相談ください。

＜この記事を書いた人＞
株式会社ディカーナ代表取締役　荒木真吾

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